Qu’il s’agisse d’organiser une conférence, un forum ou un colloque, une préparation minutieuse s’impose afin de réussir l’événement professionnel ou d’entreprise. Comment faire pour y arriver sans encombre et en recueillir des retombées positives ? Voici les différentes étapes par lesquelles passer.
Plan de l'article
Réserver au plus tôt le lieu où l’événement se déroulera
Avant toute chose, vous devez penser à la salle dans laquelle va se dérouler votre événement. Certes, il peut être plus économique de le faire dans ses locaux d’entreprise, mais ils risquent de ne pas pouvoir accueillir le nombre de personnes conviées. Aussi, une salle spécialement dédiée comme un centre de conférences convient mieux et dispose de tous le matériel nécessaire comme chaises, tables, matériel d’audiovisuel…. Choisissez-la cependant minutieusement en fonction des critères géographiques : accessible, situé dans une zone adaptée au public visé, etc.
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Déterminer le public cible
Votre public cible, ce sont vos partenaires d’affaire, vos clients ou uniquement vos collaborateurs internes. L’organisation de votre événement dépend du genre d’invités que vous recevez, car vous n’allez pas vous adresser à vos clients de la même manière que vous le faites avec vos partenaires. Même s’il faut savoir s’y prendre avec les deux, les premiers doivent être traités comme des « rois », votre activité commerciale en dépend. Vous vous adresserez différemment à vos collaborateurs.
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Choisir un thème pertinent
Pour susciter l’intérêt de votre public cible, vous devez choisir un thème, si possible original, qui représente au mieux l’activité dans laquelle vous investissez. En effet, en traitant un sujet ou une idée susceptible de monter en puissance dans les prochains mois ou prochaines années, vous êtes sûr de pouvoir intéresser du monde. Décuplez ainsi votre imagination, faites travailler vos collaborateurs internes, car il ne suffit pas d’évoquer de nouveaux concepts, il faut savoir prouver leur efficacité avec des données et des chiffres à l’appui.
Faire intervenir un professionnel reconnu dans le domaine
Vous devez choisir des intervenants reconnus dans le domaine par leur expertise, voire leur notoriété. S’il s’agit d’un colloque interne, mieux vaut recourir aux prestations d’une personne extérieure à votre entreprise, capable d’apporter ses lumières sur un sujet donné. Si l’événement s’adresse à vos potentiels clients et ceux déjà existants, il est plus judicieux de faire intervenir un représentant de votre société ou de votre marque. Ainsi, vous choisirez parmi vos cadres et managers les plus à même d’expliquer la composition, l’usage ou l’efficacité de vos produits, etc.
Choisir le jour et l’heure
Mettez ensuite toutes les chances de votre côté pour faire venir le plus grand nombre de participants à votre événement d’entreprise. Pour cela, choisissez une date et un horaire qui s’adapte à tous. Aussi, évitez de le faire en pleine période de vacances scolaires ou durant certains jours de la semaine comme le lundi, le vendredi ou même le mercredi, le jour consacré aux enfants.
Choisissez le mardi ou le jeudi en vérifiant au préalable qu’aucun événement du même type n’est organisé au même moment. Assurez-vous aussi qu’aucune manifestation susceptible de contrarier le déroulement de votre événement n’ait lieu ce jour. C’est notamment le cas pour les problèmes de météo, les grèves de transport, etc.
Envoyer à temps les invitations
Permettez à votre public de se préparer en leur envoyant les invitations à temps. Cela veut dire 3 semaines avant pour un événement externe, mais 15 jours seulement s’il s’agit d’un colloque interne. Plusieurs moyens vous permettent de le faire actuellement, l’e-mailing étant le plus plébiscité, car permettant de gérer facilement les réponses des invités et d’effectuer des relances quelques jours avant l’événement. Concrètement, les chances de faire venir le maximum de personnes dépendent de la notoriété de votre entreprise, mais elles se situent en moyenne à 1 personne sur 10 invitées.
Faire une répétition
Comme pour l’organisation de tout événement de grande envergure, effectuez ensuite une ou plusieurs répétitions afin de peaufiner les moindres détails. Cela inclut le test du slide show, le réglage du matériel technique audio, vidéo et autres.
N’oubliez pas non plus de faire porter des badges aux personnes présentes à l’événement afin de pouvoir les identifier facilement et faciliter la prise de contact avec chacune d’entre elles. Une semaine après votre événement, envoyez-leur le compte-rendu de l’événement en y joignant les slides présentés, pour leur faire un petit bilan et leur demander de remplir une fiche d’appréciation. L’idéal serait de le faire quelques jours après votre événement.
Enfin, publiez en ligne, sur votre site d’entreprise ou d’association, tous ces éléments pour tous ceux qui n’ont pas pu assister à votre événement. Complétez ce compte-rendu par une interview relativement courte de l’intervenant, une occasion de résumer brièvement de ce qu’il y a développé.
Organiser un cocktail
La moindre des politesses veut ensuite que vous offriez un petit cocktail à vos invités pour les remercier de leur présence. Après celui de la location de la salle, le coût du cocktail est le second poste de dépenses le plus important dans ce type d’événement. S’il s’agit d’un colloque interne, un cocktail léger peut faire l’affaire, en plus d’une rétribution de 1 000 ou 2 000 euros pour l’intervenant. Celle-ci peut toutefois être plus importante suivant l’accord contracté avec le professionnel expert.
Quoi qu’il en soit, vous pouvez confier à deux ou trois de vos collaborateurs l’organisation de votre événement. Aidés par une régie technique ou le service des ressources humaines, ils peuvent dresser la liste de vos invités, établir les appels d’offres relatifs au traiteur, au traducteur si nécessaire.
Il en est de même pour le prestataire qui s’occupera de la rédaction du compte-rendu, celui qui prendra en charge l’envoi des invitations par e-mail, etc. Si vous ne disposez pas de ces compétences en interne, faites appel à des professionnels qui organiseront tout pour vous assurer un événement réussi.
