Lettre recommandée en ligne : comment faire ?

625

La lettre recommandée en ligne est un système d’envoi de lettre recommandée via internet. Elle peut être avec ou sans avis de réception et être envoyée sous forme papier ou par mail. De nombreux sites proposent un service d’envoi de lettre recommandée et les démarches d’envoi sont simples. Mais comment procéder ? Il suffit de suivre les étapes.

Le choix du prestataire

Pour l’envoi d’une lettre recommandée en ligne, il faut avant tout choisir son prestataire. Ce choix doit se faire en vérifiant l’envoi de la lettre est légal si l’on passe par le prestataire choisi, et que ledit prestataire est fiable et sûr.

L’inscription

La première étape pour l’envoi d’une lettre recommandée, c’est l’inscription. Elle requiert les informations telles que l’adresse mail, un mot de passe, nom, prénoms, sexe, situation, adresse, code postal, et ville. Selon le site, d’autres informations peuvent s’ajouter. Le prestataire AR24demande par exemple, en plus, un complément d’adresse, le pays, le téléphone fixe et le téléphone portable pour le service après-vente, l’adresse mail de votre parrain et un code promo si vous en avez. Toutefois, ces dernières informations ne sont pas obligatoires. Une fois que vous avez fourni ces informations, un e-mail de confirmation vous est envoyé avec un lien sur lequel vous devez cliquer pour finaliser votre inscription. Il ne vous reste plus alors qu’à vous connecter pour procéder à l’envoi.

L’envoi de la lettre

Pour procéder à l’envoi de la lettre, il est vous est demandé de préciser le type d’envoi que vous voulez effectuer : un envoi par mail, ou un envoi papier. Dans le cas d’un envoi par mail, un mail est envoyé à votre destinataire, mais dans le cas d’un envoi papier, le prestataire imprime la lettre et l’envoi à votre destinataire par l’intermédiaire d’un facteur. Vous devez fournir les coordonnées de votre destinataire afin de permettre l’envoi de la lettre recommandée. Dans le cas de la société AR24, vous pouvez choisir d’effectuer un envoi simple à une seule personne ou un envoi groupé à plusieurs personnes. Vous importez ensuite le fichier que vous voulez envoyer et cochez la case pour indiquer si vous voulez faire un envoi avec avis de réception ou pas. Puis vous indiquez le niveau de garantie que vous désirez pour l’envoi, et vous confirmez.

La réception des preuves

Une fois la lettre recommandée envoyée, le prestataire vous envoie les preuves de votre envoi : une preuve de dépôt, et, dans le cas d’une lettre recommandée avec avis de réception, l’avis, ou l’accusé de réception. Sur ar24.fr, vous recevez également une preuve d’envoi. Toutes ces preuves ont pour but de prouver que, non seulement vous avez envoyé la lettre, mais en plus, que le destinataire l’a effectivement reçue. Dans l’éventualité où le récepteur rejette la lettre, vous recevez une notification. Toutes ces preuves peuvent servir dans le cas d’un contentieux et prouver votre implication.

Si vous n’êtes pas le destinataire d’une lettre recommandée, ne la négligez pas, cela pourrait vous porter préjudice en cas de contentieux.

L’archivage et les frais de prestation

Le prestataire auquel vous avez eu recours pour envoyer la lettre recommandée a l’obligation de conserver les preuves de votre opération pendant un an minimum. Chez ar24.fr, elles sont conservées pendant 10 ans. Mais vous devez également conserver ces preuves afin d’éviter les mauvaises surprises.

Les frais d’envoi de lettre recommandée en ligne sont payés toujours en ligne en ligne suivant plusieurs options qui sont proposées par les prestataires. Le coût peut varier d’un prestataire à l’autre.

Bon à savoir

Vous pouvez envoyer des documents importants, des documents confidentiels et des documents légaux sous forme de lettre recommandée en ligne, mais assurez-vous que l’envoi en ligne desdits documents est légal. Consultez pour cela le décret n° 2011-144 du 2 février 2011.

Certaines formalités exigent que les lettres recommandées soient envoyées en version papier. Tenez compte de cela pour effectuer votre envoi.

Envoyer une lettre recommandée en ligne n’est peut-être pas un exercice si compliqué que ça. La connaissance du fonctionnement de l’envoi peut faciliter grandement le processus. Par ailleurs, la lettre recommandée en ligne offre de nombreux avantages dont il faut tenir compte pour éviter tout litige.