Optimiser son patrimoine financier avec le coffre-fort de Nibelis

Depuis 2017, la loi impose la conservation des bulletins de paie sous format numérique pendant cinquante ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Pourtant, de nombreux responsables RH continuent de recourir à des systèmes dispersés et peu sécurisés, exposant ainsi leur organisation à des risques juridiques et opérationnels.

Certaines plateformes centralisent désormais l’ensemble des documents sociaux et financiers, tout en assurant leur accessibilité et leur conformité. Nibelis se distingue par l’intégration d’un coffre-fort numérique directement connecté à sa solution de gestion de la paie, automatisant le dépôt, l’archivage et la restitution des documents sensibles.

Pourquoi la gestion sécurisée des documents de paie est devenue incontournable

La gestion des bulletins de paie ne se résume plus à une simple formalité administrative. Aujourd’hui, elle touche au cœur même de la stratégie d’entreprise, qu’il s’agisse d’une PME ou d’une ETI. La conservation numérique obligatoire impose une transformation profonde des pratiques RH, poussant les organisations à s’équiper d’outils fiables, robustes, capables d’encaisser la montée en puissance des exigences légales et opérationnelles. Sur ce terrain, le coffre-fort numérique Nibelis tire son épingle du jeu : stockage sécurisé, accessibilité garantie, valeur légale sur la durée, rien n’est laissé au hasard.

Voici les points clés qui incarnent cette nouvelle façon d’archiver et de distribuer les bulletins de paie :

• Archivage longue durée : conservation fiable des bulletins, dans le strict respect des normes françaises, pour préserver les droits du salarié sur plus de cinq décennies.
• Automatisation : distribution sans manipulation humaine, ce qui réduit aussi bien les coûts que les risques d’erreurs ou de pertes.
• Accessibilité et conformité : chaque collaborateur accède individuellement à ses documents, sur n’importe quel support, en conformité avec le RGPD.

Opter pour une gestion électronique de documents (GED) performante, c’est ouvrir la voie à des processus RH plus fluides, plus sûrs, et à une valorisation concrète de l’information détenue par l’entreprise. Avec plus de 2000 sociétés clientes en France et plus d’un million de bulletins traités chaque année, Nibelis s’impose comme un acteur de référence, alliant sécurité et performance. L’abandon du papier, loin d’être un simple geste écologique, renforce aussi la satisfaction des salariés, rassurés de savoir leurs données protégées sur le long terme.

Le coffre-fort numérique Nibelis : quelles spécificités pour protéger et valoriser votre patrimoine financier ?

Le coffre-fort numérique Nibelis dépasse largement le concept d’espace de stockage. Sa conception repose sur des exigences élevées en matière de sécurité et de conformité, grâce à un partenariat avec Arkhinéo (groupe Docaposte, filiale de la Caisse des Dépôts et Consignations). Cette association confère à la solution une qualité de preuve reconnue, indispensable pour garantir la validité légale des documents RH et financiers sur plusieurs décennies.

La fiabilité de la plateforme repose sur une pile technologique avancée : chiffrement systématique de chaque document, authentification forte (2FA), traçabilité et auditabilité complètes. Rien n’est laissé au hasard. La signature électronique, intégrée via Universign, Yousign ou Certinomis, vient renforcer l’aspect légal des pièces déposées, un point de vigilance pour toute direction financière soucieuse de conformité.

Pour mieux comprendre la valeur ajoutée de cette solution, voici les atouts concrets proposés :

• Archivage à valeur probante : conservation des bulletins et documents sensibles pendant 50 ans, au sein d’une infrastructure certifiée.
• Automatisation et interopérabilité : connexion fluide avec les outils de gestion financière et comptable, sans rupture ni ressaisie.
• Accessibilité sécurisée : interface claire, accès mobile, suivi détaillé des actions pour chaque utilisateur.

S’équiper d’un tel coffre-fort n’est plus une précaution superflue. C’est une démarche de fond qui vise à défendre et valoriser le capital documentaire de l’entreprise, en anticipant les évolutions réglementaires et les mutations technologiques du secteur.

Gestion de la paie et conformité : comment Nibelis simplifie le quotidien des entreprises

Automatiser le traitement des salaires ne suffit plus. Nibelis fait de la conformité et de la sécurité le socle de sa solution SIRH Cloud dédiée à la gestion RH. L’expérience utilisateur est pensée pour accompagner chaque étape : de la création du bulletin de paie à son archivage sécurisé, en passant par la distribution automatique dans un coffre-fort à valeur probante. Ce sont plus d’un million de bulletins qui transitent chaque année sur la plateforme, preuve d’une adoption massive et d’une fiabilité éprouvée auprès de plus de 2000 entreprises, quelle que soit leur taille.

L’ensemble des fonctionnalités, gestion des absences, planification RH, traitement des notes de frais, recrutement ou suivi de formation, s’articule autour d’une interface intuitive et d’un accès mobile, pour permettre à chaque utilisateur d’agir en toute autonomie. La conformité RGPD structure l’ensemble du dispositif, évitant toute faille dans la gestion des données personnelles. L’unification des modules élimine la ressaisie et fluidifie le quotidien des équipes RH.

L’interopérabilité est un véritable point fort : Nibelis dialogue avec les solutions majeures du marché (Lucca, ADP, Silae, SAP SuccessFactors, PeopleDoc…). Ce fonctionnement ouvert simplifie la centralisation des informations, limite la fragmentation des données et répond à un enjeu clé pour les directions RH et les DSI : briser les silos hérités de l’ancien monde. Le coffre-fort numérique s’intègre ainsi dans une démarche globale de gestion électronique des documents, en alliant traçabilité, automatisation et conformité tout au long du cycle de vie des documents RH.

Découvrir les fonctionnalités en action : une solution à tester pour optimiser votre organisation

La gestion des documents RH, la sécurisation des bulletins de paie et l’optimisation des processus comptables trouvent une réponse concrète avec le coffre-fort numérique Nibelis. Pensée pour les PME et ETI, cette plateforme s’est installée dans le quotidien de plus de 2000 entreprises françaises, où plus d’un million de bulletins de paie transitent chaque année, conservés pendant cinquante ans avec une valeur probante apportée par la technologie Arkhinéo, filiale du groupe Docaposte.

L’ergonomie privilégie la simplicité : l’envoi des bulletins ne demande plus aucune manipulation superflue. Tout est immédiat, suivi, consultable en toute sécurité par chaque collaborateur. Authentification forte (2FA), chiffrement, signature électronique (Universign, Yousign, Certinomis) : chaque étape protège l’intégrité et la valeur juridique des documents.

Voici les bénéfices directs que retiennent les entreprises utilisatrices :

• Archivage longue durée conforme à la réglementation française.
• Réduction drastique des coûts liés à l’impression, à l’affranchissement et à la gestion papier.
• Automatisation de la distribution et accès instantané pour les collaborateurs.

Nibelis va plus loin en proposant un accompagnement personnalisé : audit de paie gratuit, support client réactif, modules adaptables. Les comparatifs confirment la position de la solution face aux grands noms du secteur (PayFit, Sage, Cegid, ADP, Silae), soutenue par une croissance annuelle de 15 % et une reconnaissance dans le Top 100 des éditeurs français. Pourquoi ne pas expérimenter concrètement la plateforme ? La gestion documentaire et la valorisation du patrimoine financier n’ont jamais été aussi accessibles. Difficile d’imaginer revenir en arrière après avoir franchi ce cap.