Cela fait tellement longtemps déjà que les emails ont supplanté les courriers, même dans la sphère professionnelle, qu’on imagine difficilement faire machine arrière. Pourtant, il reste des cas particuliers qui posent encore question, notamment dans le cas où un document requiert une signature. Plusieurs possibilités s’offrent à ceux qui ont besoin de faire signer des documents, et avec l’avènement de l’email la vraie question est la suivante : comment faire signer un pdf à son interlocuteur ?
Plan de l'article
La méthode ancestrale (et pourtant encore usitée) : le courrier
Imaginons ensemble un scénario type. Il pourra vous paraître absurde, et pourtant il se produit encore chaque jour dans des milliers d’entreprises, partout dans le monde.
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Vous avez un document à faire signer à un interlocuteur. Il s’agit d’un document important, un contrat par exemple. Vous rédigez donc celui-ci sur votre ordinateur, vous disposez du fichier informatique original. Seulement, votre client doit apposer sa signature dessus, seulement ce dernier est éloigné de vous géographiquement. Ou bien il n’a pas le temps de passer vous voir prochainement pour le signer. Il vous faut donc lui envoyer pour qu’il le signe.
Vous allez alors exporter le contrat en pdf pour lui envoyer par mail. Seulement, voilà un élément bloquant : comment votre client peut-il signer le document et vous le renvoyer ?
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Voilà ce qui se passe habituellement : votre client va imprimer le document, le parapher et le signer comme convenu. Ensuite, il va le glisser dans une enveloppe, l’affranchir et le déposer au courrier pour qu’il vous soit renvoyé. Puisqu’il s’agit d’un document important, il y a même des chances pour qu’il le fasse en recommandé avec accusé de réception. Il sera donc obligé de se déplacer en bureau de poste pour cela… Tout ça pour que vous ne receviez le contrat signé que quelques jours plus tard, par voie postale.
Pour peu qu’entre deux, un de vos concurrents se soit déplacé pour proposer une offre remplaçant la vôtre… et voilà votre contrat à la corbeille ! Un process de signature aussi complexe est clairement une prise de risque dans votre relation client. Pour changer cela, une seule vraie question doit vous occuper l’esprit : comment faire signer un pdf à son interlocuteur facilement et rapidement ?
Faire signer un pdf, mais de façon légale !
La méthode la plus facile consiste à demander au client de scanner son document signé, et de vous le renvoyer. Cela étant, et peu de gens le savent, une signature numérisée n’a aucune valeur juridique.
La solution qui paraissait donc la plus simple pour faire signer un pdf à quelqu’un n’est donc pas viable. En tout cas, certainement pas quand il s’agit de documents contractuels. S’il venait à y avoir un jour un litige sur un de ces documents, ils seraient considérés comme caducs.
Il faut alors trouver une alternative qui soit viable légalement, et qui ne représente aucune prise de risque pour votre société.
La signature électronique, la solution idéale
La commission européenne et même le droit français régissent de façon assez précise la signature électronique. Il faut que, lors d’une signature en ligne, on soit capable d’authentifier l’auteur de la signature. En effet, c’est le reproche qui est fait aux documents scannés. Facile de tricher d’apposer à l’aide d’un logiciel de montage basique une signature récupérée sur un autre document. Cela rend alors la signature non recevable en justice.
Des solutions de vérification d’identité rigoureux sont donc mis en place sur ces solutions de signature en ligne. Ainsi, voilà une manière simple et rapide de faire signer un pdf à quelqu’un tout en conservant sa valeur.
Reprenons notre cas d’école du début d’article. Une fois le document exporté en pdf, au lieu de l’envoyer par mail à votre client, vous allez l’utiliser via une prestataire de signature électronique.
Ces solutions en ligne prennent en charge les pdf sans aucun soucis. Une fois le document uploadé sur la plateforme, vous aurez la possibilité de la transférer au destinataire. Il pourra s’authentifier et signer le document directement depuis son ordinateur. Il est clair que le gain de temps et d’énergie est immense. Cela fera en plus clairement augmenter votre taux de transformation !
Choisir son prestataire de signature électronique
Ne vous lancez pas à la recherche d’un prestataire complètement au hasard. Vous avez sans doute l’impression de découvrir la solution idéale, mais il ne faudrait pas faire d’erreur maintenant.
Veillez à ce que la solution trouvée prenne en charge tous les formats de documents qui vous intéressent. En effet, aujourd’hui il s’agit de faire signer un pdf, mais demain vous aurez peut-être le même besoin avec un document word par exemple.
Checkez aussi les certifications de la solution. Pour que la signature électronique soit recevable, le prestataire doit être certifié et sa solution doit répondre à des normes précises. Enfin, n’hésitez pas à demander une démonstration en ligne. Un service client compétent saura répondre à toutes vos interrogations, et vous montrer comment tout fonctionne pour que vous vous sentiez à l’aise avec ce nouvel outil.
