Tampon encreur société : les obligations légales

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Posséder un tampon encreur société est un impératif pour les sociétés d’influence. En principe, il n’y a aucune obligation légale concernant l’usage de cet outil. Il y en a plutôt concernant les mentions qui doivent y figurer. Pour les découvrir, les lignes suivantes peuvent servir.

Le nom de la société

Une société qui dispose d’un tampon mérite bien qu’on la reconnaisse lorsqu’on lit le tampon quelque part. C’est certainement pour cette raison que la loi oblige les entreprises à rappeler leur nom sur le tampon. Ainsi, il n’y aura pas de confusion dans la gestion des documents signés et tamponnés. Légalement, un tampon sans cette mention n’est pas valable. L’entreprise risque des poursuites si elle ne consent pas à prendre ses dispositions pour que cela figure sur le tampon encreur société. C’est donc une mention obligatoire tampon société.

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L’adresse complète

Une société a besoin d’être localisable grâce à son tampon encreur. En réalité, lorsqu’elle appose son tampon sur un document, cela suppose qu’elle l’a validé. Le document devient en quelque sorte sa propriété. Il serait préférable de laisser une indication géographique au cas où le document viendrait à tomber entre les mains de personnes étrangères. Autrement dit, si vous égarez un jour le document, on doit être en mesure de vous le ramener sans problème. Il ne faut pas oublier de noter le contact quelque part.

Le numéro d’identification

Une entreprise dûment enregistrée par les autorités doit avoir un numéro d’identification. C’est ce qui permet de la retrouver dans la base de données fiscale. On arrive également grâce à ce numéro à reconnaître son poids dans son secteur et aussi le type d’entreprise que c’est. Il peut s’agir d’une SARL, d’une SAS, d’une EURL… Ce numéro permet aussi de mettre un partenaire en confiance. Il sait qu’il a affaire à un collaborateur sérieux et légalement stable. Cela pourrait même aider à approfondir les relations professionnelles entre les deux structures.

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Le numéro de TVA intracommunautaire

Une telle information n’est exigée que des entreprises entre deux pays ou des entreprises qui sont dans l’importation et l’exportation. Elles réussissent ainsi à préciser leur dû à l’Etat. C’est un numéro qui permet de vérifier leur situation en rapport avec la fiscalité dans la région.

C’est utile aussi pour les entreprises elles-mêmes, pour se mettre à l’abri d’éventuelles poursuites judiciaires. Aussi, permet-il aux partenaires de prendre connaissance du poids de la structure avec laquelle ils collaborent.

Le montant du capital social

Chaque société a un plancher de capital social en dessous duquel elle ne doit pas descendre. Si une entreprise n’a rien à se reprocher financièrement, cela ne la dérangerait pas de mettre cela sur son tampon. C’est une façon de situer sa responsabilité vis-à-vis de ses travailleurs. De plus, de cette manière, l’on évoque sa bonne santé financière. Les collaborateurs sont souvent sensibles à ce genre de détail. Ils peuvent même prévoir la somme en dessous de laquelle ils seront obligés de se retirer des affaires. Ainsi, il n’y a pas de mauvaise surprise.

Quel tampon encreur pour ma société ?

Le tampon encreur peut être un atout majeur pour une société, il permet de donner de la crédibilité à l’entreprise, si bien sûr, on y indique les bonnes mentions légales et que celui-ci s’accompagne de la signature d’une personne d’autorité représentant ladite société. Il faut, cependant, ne pas négliger le type de tampon utilisé par la société, dans un souci, encore une fois, d’image de marque et de légitimité aux yeux des instances gouvernementales et des clients. Pour cela, certains critères sont à prendre en compte.

Tampon encreur manuel ou automatique

Il existe deux types de tampons, dont l’utilisation est souvent similaire, c’est la régularité d’utilisation qui diffère. En effet, le tampon encreur manuel va avoir besoin d’un boîtier avec l’encre en plus du tampon en lui-même. Il est souvent en bois ou en matériaux nobles, ce qui donne un aspect sophistiqué et prestigieux à la personne qui l’utilise. Ce type de tampon peut très bien convenir à des sociétés légales comme les offices notariales, les mairies ou les préfectures, par exemple. Cependant, il faut garder en mémoire que les tampons encreur manuels ne sont pas les plus avantageux si l’on doit apposer son tampon sur de nombreux documents d’affilés. Notamment dû au fait que son encrier n’est pas intégré au tampon. Ceci étant dit, la personnalisation du tampon est beaucoup plus simple et a plus de possibilités qu’avec un tampon encreur automatique puisqu’il n’est pas contraint par les normes des fabricants. Une société pourra plus facilement se démarquer grâce à la personnalisation de son tampon encreur manuel (taille, logo, design, etc.).

Le tampon manuel automatique quant à lui, est souvent en plastique et métal. Il n’est pas vraiment considéré comme esthétique et c’est d’ailleurs rarement pour cette raison qu’on le choisit. Cependant, il est très utile lorsqu’une société a besoin de tamponner des documents en gros volume. Ce type de tampon est plus cher que le tampon encreur manuel, mais peut devenir très rentable sur le long terme si son utilisation est fréquente. Il est également très simple d’utilisation et son rechargement en encre se fait automatiquement grâce à une cassette à encre, souvent présente en haut du tampon. Autre avantage de ce tampon, il est très facilement transportable et évite les bavures lors de son utilisation puisque l’encre est distribuée en juste quantité à chaque fois que l’on en fait l’usage. La personnalisation de ce tampon encreur automatique est plus limitée que le manuel, mais il est tout à fait possible d’en trouver qui comportent suffisamment de lignes pour rentrer toutes les mentions légales nécessaires. Les prix varient en fonction des demandes, mais ceci est rarement source de réticence puisque, encore une fois, le gain de temps qui suit l’achat le rend très rentable.

Une fois le type de tampon choisi, il faut faire le choix de l’encre. Tout d’abord, même si le noir est le plus souvent utilisé, une société peut tout à fait choisir de prendre une encre de couleur différente. Cela permet de refléter l’esprit de l’entreprise et laissera à coup sûr une trace dans l’esprit de la personne qui recevra le document. Il faut également se pencher sur le type d’encre et la rapidité de son séchage, si l’utilisation sera sur de nombreux documents et que la rapidité est votre priorité, mieux vaut acquérir une encre sèche pour éviter les bavures.

L’achat d’un tampon encreur peut être un vrai atout pour une société, encore faut-il penser à bien écrire toutes les mentions légales, suivies d’une signature et à bien choisir le type de tampon.