Archiver des documents numériques : l’essentiel à savoir

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Qu’il s’agisse de papiers d’identité, de factures ou de relevés de compte, nous sommes tous confrontés à cette même problématique qu’est l’archivage des documents importants. Il est quelquefois difficile de s’y retrouver parmi les multiples conditions de conservation. Il est tout aussi complexe de trouver une méthode efficace de classement. On est pourtant à même de vous proposer différentes techniques d’archivage des documents numériques.

Les avantages de l’archivage de documents numériques

Premièrement, il y a un gain de place considérable dont vous pouvez profiter. À titre d’exemple un disque SSD de 1 téra-octet peut contenir les informations d’une salle d’archives de 43 000 mètres carrés. Ce peut être des supports analogiques comme du papier, microfilm, etc. Ils vont être transformés en fichiers informatiques dans le processus de la transformation digitale.

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En parallèle, il y a également un gain de temps à ne pas minimiser. Vous pourriez accélérer la recherche et le tri ou la destruction des documents. Vous pourriez faire vos recherches par mots clés, référence ou numérisation. Une fois vos archives numérisées, elles vont être accessibles à tout moment et très rapidement. Il n’y aura plus de déplacement à faire.

Vous n’êtes pas sans savoir que l’archivage papier n’est pas très fiable parce qu’il existe des risques de perte de documents, mais aussi de confusion, de mauvaise classification ou d’erreurs de rangement. L’archivage numérique limite les risques de destruction d’information dus aux incendies et aux dégâts des eaux. La numérisation consiste à transformer vos documents reçus au format physique en une version digitale. Cela vous permettra de disposer d’une copie sur vos supports numériques et de vous prémunir contre les aléas du quotidien : vols, pertes, incendies, etc. Vous pourriez également profiter d’une meilleure analyse, car les documents pourront être interconnectés et regroupés sous diverses thématiques. Différentes techniques sont disponibles en ligne pour transformer vos fichiers pdf en jpg.

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Cela sécurise aussi l’accès à vos archives, qui sera contrôlé et tracé. Et cela ne complique pas pour autant la manipulation des documents et le partage d’informations. En effet, les données numériques sont accessibles à partir d’un terminal, quel que soit l’endroit où l’utilisateur se trouve. Les informations peuvent être restituées sur des supports variés, des écrans, des projecteurs et même imprimées si besoin. Pour finir, il y a une réduction des coûts liés à l’usage du papier. Plus besoin d’imprimer ou d’envoyer des factures, contrats et justificatifs :  tout peut se faire directement en ligne désormais. Sans compter que le stockage de documents numériques sera moins cher que le coût de stockage physique. Certains espaces en ligne sont même disponibles gratuitement.

De plus, cette pratique a un avantage écologique. Cet archivage n’implique pas l’utilisation de papier et d’autres matériaux n’allant pas dans le sens de l’effort écologique de votre entreprise. Non seulement cette technique réduira les contraintes liées à la gestion des archives papier, mais elle améliorera aussi votre image sur le marché.

La mise en pratique de l’archivage numérique

En premier lieu, pour répondre aux exigences de la législation et donner à vos documents archivés une valeur probante, ces derniers doivent respecter 3 grands principes, à savoirt : l’authenticité, l’intégrité et l’intelligibilité. Dans le cas contraire, ils n’ont tout simplement aucune valeur face à l’administration ou la justice et ce, que ce soit pour justifier des opérations de votre entreprise ou pour régler certains litiges. L’archivage numérique doit alors garantir l’intégrité des données, la traçabilité, la pérennité et l’accès aux informations aux personnes autorisées uniquement, et de façon ergonomique.

Les solutions pratiques envisagées pour mettre en œuvre l’archivage numérique de vos documents s’articulent autour de 4 points centraux :

  • Assurer tout d’abord la conservation durable des séquences de bits qui contiennent les informations à préserver. En général, ce sont des ensembles de fichiers organisés au sein de dossiers, desquels il faut garantir l’intégrité au cours du temps. On précise que la moindre erreur de bits peut causer la perte du document. Cette tâche implique le choix de supports de stockage adaptés au volume de données, puis la création d’une ou plusieurs copies des fichiers sur des supports bien distincts. Il faudra aussi s’assurer de l’envoi d’au moins une copie sur un site éloigné géographiquement du site principal.
  • Il faut savoir passer des séquences de bits à du contenu informationnel. Il s’agit de savoir comment l’information est codée, ordonnée, et éventuellement compressée sous forme de séquences de bits. Vous avez à votre disposition des milliers de formats. Certains sont ouverts, c’est-à-dire publiés et libres de droits et d’autres sont fermés ou soumis à des droits d’utilisation. Nous vous conseillons de favoriser les formats ouverts pour une utilisation plus simple et plus rapide. Mais vous devez également tenir compte de la disponibilité des logiciels qui permettent de créer et lire des données conformes aux formats retenus.
  • Pour retrouver vos documents au milieu de milliers voire de millions d’autres, la question de la richesse et de la précision des métadonnées descriptives est essentielle. Le numérique a entraîné une explosion du nombre de documents et de sources d’information. Il vous est conseillé de choisir une norme de métadonnées adaptée à vos besoins. Une fois celle-ci établie, la difficulté se placera ensuite au niveau de la constitution et de la vérification des métadonnées.
  • Il est nécessaire de disposer des éléments démontrant la valeur probante de vos documents numériques. Les législations nationales et internationales ont été adaptées depuis la fin des années 1990 afin de définir les clauses selon lesquelles un document numérique pouvait avoir la même valeur qu’un document papier. Pour que votre fichier soit gratifié d’une valeur probante, il doit avoir été « électroniquement » signé. Pour cela, il existe une méthode et des logiciels de signature électronique qui reposent sur les technologies de calcul d’empreinte numérique et de cryptage.

Quels sont les différents outils et supports numériques à prendre en compte ?

Une entreprise, administration, collectivité ou association a besoin d’outils pour préserver, conserver, sécuriser et gérer ses documents et données. Le secteur de l’archivage numérique a son jargon et ses concepts propres, peu connus du grand public mais qu’il vous faut connaître pour assurer la bonne conservation de vos données. Considérez cela comme un élément nécessaire de votre sécurité informatique. Il protège vos données et évite également les cyber-attaques. Le danger est très réel de nos jours avec certains types de piratages : vol, destruction, modification, blocage, etc. Afin de s’en protéger, il est conseillé d’utiliser un coffre-fort numérique dans lequel vous pourrez disposer d’une copie intégrale de vos données ou informations.

Pour archiver des documents numériques, vous devez alors avoir en votre possession : un RM ou Records Management, un SAE ou Système d’archivage électronique, et un coffre-fort numérique pour l’archivage légal et l’hébergement sécurisé. Vous pouvez aussi vous tourner vers l’archivage en ligne. Ce type de stockage se passe généralement sur un serveur cloud.  Ce qui assure à la fois une sécurité supérieure à celle de votre ordinateur et un service d’accessibilité continu.

Il existe de nouveaux supports d’enregistrement numériques très pratiques et peu encombrants. De plus, leur capacité double tous les 6 mois pour un tarif équivalent. Tel est le cas par exemple de la mémoire flash que vous pouvez trouver sur vos clés USB. Cette mémoire a une durée de vie potentielle d’une cinquantaine d’années. Ce qui peut être une bonne idée pour la conservation des informations de votre société.