Posséder un coffre fort électronique est l’un des meilleurs choix à faire pour une entreprise. En effet, il s’impose désormais comme un élément très utile pour de nombreuses raisons. Il s’agit d’un service très sécurisé qui permet l’indexation et l’archivage de documents.
C’est donc un outil très important pour les professionnels. Dans cet article, découvrez 9 avantages d’un coffre-fort électronique.
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Plan de l'article
Faciliter l’archivage de documents
Pour commencer, le coffre fort numérique mypeopledoc permet d’effectuer en toute aisance l’archivage. En effet, les documents ont une grande place dans le monde professionnel.
Ils comportent non seulement des données propres à l’entreprise, mais également à leurs clients. Il est d’une grande importance de leur assurer une meilleure conservation. Or, leur existence en version papier présente un risque de disparition en cas d’incendie.
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Avec un coffre fort, vous bénéficiez d’un espace adapté pour conserver vos documents professionnels. Vous aurez donc un stockage adéquat pour tous vos documents.
Favoriser le respect de la loi
La protection des données est l’une des préoccupations majeures des gouvernements du monde. Ainsi, l’obligation de conservation de documents sociaux est à la charge des employeurs. Instituée par la loi portant protection des données personnelles, cette obligation s’impose à tous.
Du coup, sa violation est donc assortie de lourdes sanctions aussi bien pour l’entreprise que pour ses dirigeants. Mais avec un coffre fort électronique, il est très facile pour les employeurs de s’acquitter d’une telle obligation. C’est un outil qui est très important en société.
Promouvoir la protection environnementale
Avec un coffre fort numérique, il est beaucoup plus facile de protéger notre écosystème environnemental. La question relative à l’écologie concerne particulièrement les entreprises, car ce sont les plus grands pollueurs de l’environnement.
La destruction des papiers est une forme de pollution qui doit être évitée. Il en est de même pour l’usage constant de papiers. Mais avec un tel outil, il n’est plus nécessaire de recourir au papier. Toutes les données de l’entreprise seront numérisées. Il contribue donc à la protection environnementale.
Éviter les risques de perte de documents
Les documents de l’entreprise ont droit à la protection. Selon la loi, tous les documents d’une entreprise doivent être conservés pendant une certaine durée. Généralement, cette durée est de 10 années au minimum. Il en revient qu’un employeur qui perd ces documents avant la fin de ce délai s’expose à des sanctions. Alors, comment les protéger contre la perte ?
Il faudra recourir à un coffre fort électronique. C’est le meilleur endroit à choisir, puisque les documents sont conservés, même en cas de panne des logiciels de l’entreprise.
Gagner du temps
Dans le domaine professionnel, le gain de temps est un élément très important. La productivité dans ce milieu est très liée au temps. Du coup, il est important pour une entreprise de pouvoir économiser son temps. Comment le faire, si vous devez conserver une importante quantité de documents ?
Il vaut mieux utiliser un coffre fort électronique. Il n’y a pas meilleur moyen de faire une économie de temps en entreprise. En seulement quelques clics, il est possible de stocker de multiples données sur un emplacement adéquat.
Favoriser la disponibilité de documents
La disponibilité des documents d’entreprise est l’un des plus grands avantages du coffre fort électronique. C’est un espace assez important qui permet de conserver des documents pendant une longue période.
En fait, la conservation desdits documents est à vie. Il en résulte que l’accès n’est possible que pour les salariés. Même en cas de démission ou de licenciement, un salarié peut toujours y accéder. Une telle disponibilité permet donc une organisation personnelle des employés.
Assurer la sécurité des documents
Pour garantir la sécurité des documents d’une entreprise, il n’y a pas mieux que de miser sur un coffre fort numérique. Ce sont des documents qui méritent une importante confidentialité. Il s’agit notamment des données relatives aux salariés.
Ainsi, l’éditeur de la plateforme ne peut y accéder. Il en est de même pour l’employeur. Donc, aucune personne autre que le salarié ne peut consulter ces informations. Une telle solution préserve non seulement le respect de la vie des salariés, mais aussi leurs données personnelles.
Favoriser la communication interne
L’employeur d’une entreprise est tenu par certaines obligations vis-à-vis de ses employés. Il s’agit notamment de la communication de certaines pièces qui sont très importantes. Par exemple, on a des bulletins de salaire, des avenants au contrat de travail et bien d’autres.
Il n’a plus besoin de passer dans les bureaux pour s’acquitter de cette obligation. Vous pouvez directement accéder aux documents des salariés via le coffre fort numérique. Ceux-ci reçoivent directement un message de cette action et peuvent les consulter. La vie en société devient donc plus simple et plus facile.
Gagner de l’espace
La conservation physique de documents au sein de l’entreprise est un facteur encombrant. En effet, cela laisse très peu d’espace au sein de l’entreprise. Le meilleur moyen d’éviter une telle situation est de les conserver directement sur un logiciel numérique. C’est en cela que le coffre fort électronique a un grand rôle à jouer.
